最近我完成了从 Toodledo 到 Obsidian Tasks（Obsidian 插件）的切换。 这两款软件都是极其强大的时间管理工具。虽然 Toodledo 几乎是我最喜欢的 GTD 软件， 但服务愈发不稳定让我烦恼，正好发现 Obsidian Tasks 在查询和知识库结合方面的能力发挥出了 1+1 > 2 的效果。 经过试用我决定迁移到 Obsidian Tasks。

放弃一个合作了十几年的老朋友 Toodledo 让我有些伤感，但是这个过程也促使我总结了一下我在时间管理这个命题上的尝试，并分享了一些我的经验。

Image frrom Pixelbay

什么是 GTD

在这个快节奏的现代生活中，我们都会遇到大量的任务和信息，而如何有效地管理时间和任务成为了许多人的挑战。在读书时期，我也曾经陷入任务管理的困境。从 2009 年开始，我尝试过使用日历、笔记等工具来组织我的任务和信息，但效果并不理想。直到后来我接触到了 DoIt.im，进而发现了 David Allen 的书《Getting Things Done》，这本书带给了我一种全新的任务管理思路——GTD。往后数十年，我一直使用这个模式来管理自己的时间。

GTD 是由 David Allen 所创立的一种个人时间管理方法 ，旨在帮助人们更有效地管理自己的时间和任务，从而提高工作效率和生产力。这种方法的基本思想是将所有任务分解为具体的行动步骤，并将它们组织在一个可靠的系统中，以便于跟进和管理通过这种方法，人们可以更轻松地掌控自己的工作和生活，减少压力和焦虑，从而更加专注和高效地完成任务。

那么如何实现 GTD 呢？以下是基本的步骤：

1. 收集：收集所有任务、想法、计划、待办事项，可以用笔记本、手机、电脑等多种工具。
2. 组织：审视待办任务，分类所有任务和行动步骤，并回顾过往未完成的项目。
   • 分类：审视收集到的任务，将所有任务和行动步骤分类，常见分类包括项目、上下文、时间等，以更清晰地了解任务的优先级和关联性。如果可以快速执行（<2m）就立刻执行。
   • 回顾：定期回顾任务和行动步骤，确保它们的进度和状态得到及时跟进，更好地掌控任务和生活，从而更加高效地完成任务。
3. 执行：专注于当前任务，避免分散注意力，借助时间管理和注意力控制的技巧提高效率。

注，我整理的结构和外部工具略有差异。我将分类、回顾都合并到组织步骤因为我发现组织本质是做计划，做计划纪要看收集的待办事项，也要回顾进行中项目和已完成项目，何不都在组织环节一起做好？

我使用过的在线 GTD 服务

我曾使用过多个在线任务管理软件，包括 Doit.im、Remember The Milk、OmniFocus 和 Toodledo 等，下面分享一下我的使用历程和对比这些软件的差异。

Doit.im

我接触 GTD 就是从 Doit.im 开始。这是一款国产软件，也是我非常喜欢的一款应用程序。Doit.im 支持 GTD 的基本功能，提供了清晰的任务列表、分类、优先级等功能，还支持多种回顾模式和多平台同步。然而，我后来放弃了它，因为我发现了更为强大的 Toodledo。

Image frrom doit.im

Remember The Milk

我寻找下一款管理工具时，找到了 Remember The Milk（RTM）这个应用。RTM 提供了基本的任务管理功能，如添加任务、设置提醒、归档任务等等，并支持多平台同步，可以在电脑、手机等多个设备上使用。

然而，有些人可能不太喜欢 RTM 的用户界面设计，因为它看起来可能有些过时，不够现代化。此外，一些高级功能需要付费使用。当时我还是一个穷学生，没有为软件付费的能力，所以很快放弃了使用 RTM。

Toodledo

我从善用佳软了解到 Toodledo 这款任务管理工具（善用佳软是一个著名的软件使用分享网站，我在学生时代从这里获取了相当多的工具和思路）。

Image frrom toodledo.com

我很快在 葡挞生活 找到了一份非常完整的教程介绍 Toodledo 高级使用手法，尤其从其中获得了使用 Search 模块的方法。可惜现在网站已经无法打开了。不过，我们可以从一些其他渠道的截图中，略窥当时 Toodledo 的风采：

Image frrom twitter.com/productivelife

Toodledo 很快成为了我最喜欢的任务管理工具。它提供了非常全面的任务管理功能，支持任务分类、排序、筛选等，同时还支持多种回顾模式和自定义字段。此外，Toodledo 还支持多平台同步，并且具有强大的 API，可以方便地与其他应用程序集成。

OmniFocus

由于 Toodledo 产品功能上一直不思进取，访问比较慢。我还曾经探索式短暂使用了 OmniFocus，这是一款专业的 Mac 平台任务管理工具，它提供了任务分解、项目管理、上下文等功能，并可通过 AppleScript 等方式进行扩展。OmniFocus 支持多种同步服务，包括 Omni Sync Server、WebDAV、FTP 等，用户可以根据自己的需求选择不同的服务。所有任务数据都是存储在本地的，因此用户可以在没有网络连接的情况下继续使用软件。

付费使用一段时间之后，我发现 OmniFocus 的搜索功能和 Toodledo 的 Search 功能实在无法相提并论它不能满足我的需求。

Image frrom www.omnigroup.com/omnifocus

其他一些

我还曾经尝试过一些任务管理工具，包括 Trello、Asana、Basement、Tower、Teambition 等等，

但是由于它们的功能设计往往是为团队协作设计的，而我主要是个人使用，因此使用起来不够便捷。另外，这些软件的自定义搜索功能（当时）往往也比较弱，无法满足我的需求。最终我都返回到了 Toodledo 怀抱，直到现在。

我如何组织一天的任务？

我认为在 GTD 的体系中，收集和处理阶段相对机械和简单，真正考验人的是组织阶段：

• 分类：如何快速检阅所有任务并对它们进行分类和标记；
• 下一步：如何确定下一个任务的优先级。

下面我将分享一些我个人的理念和操作方法。

分类即快速检阅

为了更好地组织任务，我们需要注意任务的重要属性，包括 Context（环境）、Project（项目）、Status（状态）和 Due（截止时间）Context 决定了当前环境下要做什么，是一个简单的过滤器。我将 Context 分为 Computer / Work / Mobile。Project 则将任务归属到不同的项目中，一个项目的周期比较长，并且其中的任务具有强相关性。Status 描述这个任务是立即可处理（Next）还是需要等待（Waiting），有些任务是周期性的则为 Active。Due 则是描述时间属性，一般有到点干（On），在这个时间之前（Due）以及尽量（Optional）。

除此之外，其他属性，如优先级（Priority）、类型（Folder）也需要考虑，但不是最重要的。

为了更好地管理任务，我每天早上都会打开四个视图：single、subtask、project-xxx 和 inbox

• single 是单独任务（包括重复任务），这里面的任务都是独立的，可以根据优先级进行排序。
• subtask 是父子任务，有些任务并不是当天可以完成，必须将任务拆分为小任务，否则会打击完成任务的信心。
• project-xxx 针对特定项目做的分类，我会按照固定模板对每个项目进行分类成十几个任务。
• inbox 其实就是收集的产物，需要进行简单分类处理。

下一个任务是什么

以下是筛选清单，用于确定需要立即进行的任务：...